Team zusammenstellen: Ressourcen-Kalender entwickeln (Teil 7/8) (-MW-PM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

Abbildung: Mitarbeiterspezifische Darstellung (I) der über die Projekt-Dauer zur Verfügung stehenden Arbeitszeit (Stunden) [ViProMan, 03.2015]

2.4 Geplante Abwesenheiten

Der letzte wesentliche Aspekt bei der Entwicklung eines Ressourcen-Kalenders betrifft die geplanten Abwesenheiten des Mitarbeiters inklusive der entsprechenden Abwesenheitsgründe. Hier ist im Vorfeld eines Projekts einerseits festzulegen, ob die Abwesenheiten nur proaktiv oder auch reaktiv dokumentiert werden. Im ersten Fall handelt es sich dabei nur um den Eintrag geplanter Abwesenheiten. Solange diese einen zukünftigen Planungszeitraum beeinflussen, werden diese den realen Begebenheiten angepasst, auch wenn der Beginn der Abwesenheit bereits in der Vergangenheit liegt. Änderungen, die vollständig in der Vergangenheit liegen, werden dagegen nicht mehr angepasst. Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass die bereits abgeschlossenen Aktivitäten durch eine nachträgliche Änderung mitarbeiterspezifischer Abwesenheiten nicht mehr beeinflusst werden können. Der Nachteil begründet sich dagegen mit der unvollständigen und nicht korrekten Dokumentation von Abwesenheiten. Im zweiten Fall erfolgt eine vollständige und der Realität entsprechende Dokumentation stattgefundener Abwesenheiten, die aber eben auch nachträglich ungewollte Beeinflussungen in dem Plan hervorrufen kann.

Weiterhin ist bereits im Vorfeld eines Projekts festzulegen, welche Granularität es bei den Abwesenheiten einzuhalten gilt. Hierbei besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Abwesenheitsgründe, die zu vermerken sind, vorzugeben. Alternativ können Zeiträume definiert werden, bei denen eine Abwesenheit im Ressourcen-Kalender zu vermerken ist. Bezüglich der Abwesenheiten sind beispielhaft die folgenden Gründe und deren Klassifizierung möglich: