Grundlagen der Aufbau-Organisation (Teil 1/2) (-PO-IM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]
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Grundlagen der Aufbauorganisation (Teil 1/2)
Es soll gleich zu Beginn betont werden, dass an dieser Stelle unmöglich sämtliche wichtigen Aspekte zur Sprache kommen und dargestellt werden können, die es zu dieser Thematik Wert wären, genannt zu werden. Das ist weder das Ziel dieser Internet-Präsenz und es würde auch deren Rahmen sprengen.
Doch lohnt es sich auf der anderen Seite, ausgewählte Elemente der Aufbau-Organisation in einer gewissen Tiefe zu thematisieren, da sich aus deren Betrachtung neben möglichen Strategie-Konzepten für die Projekt-Organisation auch wichtige Rückschlüsse auf die Abläufe im Projekt-Management ergeben.
Die Aufbau-Organisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisationseinheit wie beispielsweise der eines Unternehmens oder auch einer Behörde. Im Gegensatz zur Ablauf-Organisation, welche die ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse regelt, beschreibt die Aufbau-Organisation, welche der Aufgaben von welchen Personen unter Anwendung welcher Sachmitteln zu bewältigen sind. Der Zweck der Aufbau-Organisation ist es, "... eine sinnvolle und arbeitsteilige Gliederung als auch Ordnung der betrieblichen Handlungsprozesse durch die Bildung und Verteilung von Aufgaben zu erreichen" [1].
| .1 Gestaltungsziele |
| Bei der Planung einer Aufbau-Organisation ist es zwingend erforderlich, in einem ersten Schritt die Gestaltungsziele zu definieren, welche sowohl die gemeinsamen als auch die individuellen Ziele der Kunden, des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigen. Während die Ziele der Kunden in erster Linie durch den Aspekt einer hohen Produkt-Qualität dominiert werden, weisen die Ziele des Unternehmens primär einen wertschöpfenden Charakter auf, der sowohl den Betriebszweck als auch die Maximierung des Gewinns unterstützt. Die Ziele der Mitarbeiter stammen hauptsächlich aus den Gebieten Arbeitszufriedenheit, Abschirmung, Konfliktfreiheit und Sicherheit sowie Aufstiegschancen. |
![Vitales Projekt-Management [ViProMan] - WorkShop Zielentwicklung](images/viproman-workshop-zielentwicklung-werbung-02.png "Vitales Projekt-Management [ViProMan] - WorkShop Zielentwicklung")
| .2 Stelle |
| Neben den Gestaltungszielen bildet die Stelle ein weiteres wichtiges Themengebiet bei einer Planung einer Aufbau-Organisation. Bei einer Stelle handelt es sich um die kleinste organisatorische Einheit in einer Organisation. Aus diesem Grund gehört zum ersten Schritt bei der Planung die Gestaltung der Stellen, wobei dies zwingend unter Berücksichtigung der zuvor identifizierten Gestaltungsziele erfolgen muss. Weiterhin sollte bei der Gestaltung der Stelle der Grundsatz der Deckungsgleichheit von Aufgabe, Verantwortung und Kompetenz berücksichtigt werden. Zu der verlässlichen Gestaltung von Stellen gelangt man seriell in zwei Stufen, der Aufgaben-Analyse und der Aufgaben-Synthese. |
| .3 Aufgaben-Analyse |
| Im Rahmen der Aufgaben-Analyse wird die zuvor entwickelte Gesamtaufgabe einer Organisation, welche über die Gestaltungsziele eindeutig festgelegt ist, in viele einzelne Teilaufgaben zerlegt, wobei jede Teilaufgabe wiederum in kleinere Teilaufgaben zerlegt werden kann. Zur Aufgaben-Analyse stehen verschiedene Methoden zur Verfügung [2, 3]. |
| .4 Aufgaben-Synthese |
| Im Zuge der Aufgaben-Synthese werden die zuvor identifizierten Teilaufgaben zu koordinierbaren Aufgabenkomplexen (Aktivitätsbereiche) zusammengefasst. Danach werden die einzelnen Komplexe zu untereinander in Beziehung stehenden Aufgabenbereichen in Form von Stellen zusammengeführt. Es werden also zuerst die Basisstellen für einzelnen Mitarbeiter gebildet. Diese Basisstelle bietet den organisatorischen Rahmen für die dauerhafte Beschäftigung einer Person in einem Unternehmen. Für diese Stelle sind in einer eigenen Stellen-Beschreibung dedizierte Aufgabenstellungen (Aktivitäten) mit bestimmten Befugnissen sowie Anforderungen zur Qualifikation (Kompetenzen) niedergelegt. Die Ursache dafür ist darin zu suchen, dass diese Stelle schließlich nur von einem Mitarbeiter besetzt werden soll, der diese Kompetenzen zu einem gewissen Maß aufweist. Bei der Organisation der einzelnen Stellen in einem Unternehmen orientiert sich die deren Feinstruktur im Wesentlichen an dem vorliegenden Unternehmenszweck und noch weiteren betriebswirtschaftlichen Kriterien [2, 3]. | |
| Die Basisstelle ist somit die kleinste organisatorische Einheit und vereint Verantwortung in Form einer Verpflichtung zum selbstständigen Handeln bei der Durchführung von Aufgaben und von Befugnissen wie beispielsweise Entscheidungs-, Weisungs- und Verpflichtungsbefugnisse. Mehrere Basisstellen werden im Verlauf der höheren Synthese zu neuen Gruppeninstanzen zusammengefasst. Mehrere Gruppeninstanzen ergeben in einer Zusammenfassung die so genannten Bereichsinstanzen, welche wiederum zu einer Gesamtleitungsinstanz vereinigt werden. Auf diesem Weg ergibt sich im Laufe der Aufgaben-Synthese ein hierarchisches Organisationsgefüge, in dem einzelne Stellen und Abteilungen miteinander in einer Beziehung stehen. Dieses Gefüge wird als Organigramm bezeichnet. |
| .5 Zentralisierung oder Dezentralisierung |
| Bei Durchführung der Aufgaben-Synthese ist zwischen den Bestrebungen zur Zentralisierung und zur Dezentralisierung zu unterscheiden. Dazu ist frühzeitig im Rahmen der Zusammenstellung der Aufgabenkomplexe zu berücksichtigen, in wie weit elementare Aufgabenbereiche zu differenzieren und verschiedenen Arbeitsstellen resp. Örtlichkeiten zuzuordnen sind. Die Vorteile einer Zentralisierung können in der folgenden Form dargestellt werden: |
| Vereinfachung der Koordination | |
| Minimierung von Abstimmungsverlusten | |
| Verkürzung der Informationswege | |
| Konzentration von Verantwortungen und Befugnissen |
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